DocTrails wordt aangeboden als een in-house of gehoste oplossing. De in-house oplossing is ontworpen voor bedrijven die een groot aantal berichten aan een groot klantenbestand versturen en de volledige controle van de applicatie willen behouden. Om te voldoen aan de specifieke behoeften en wensen bewerken we de standaardoplossing.

DocTrails is modulair opgebouwd waardoor de onderdelen eenvoudig kunnen worden aangepast. Zo zijn er zijn modules voor bv. Document Digitalizing Process, Message flipping, GLN Matching,... Onze gehoste oplossing is een professioneel ASP-gebaseerde dienst voor het uitwisselen van berichten, zoals e-facturen. Onze servers bevinden zich in een Klasse A datacenter.

MESSAGE FLIPPING

PROBLEEMSTELLING

In een aantal gevallen zijn ontvangers niet ingericht om op een eenvoudige manier een ontvangen bericht te beantwoorden. Het kan zijn dat er geen automatische koppeling voorzien is tussen het ERP/boekhoudpakket en het berichtenplatform. In een concreet geval kan een onderneming een order ontvangen en daar vervolgens op antwoorden door een orderbevestiging terug te sturen naar de verzender.

OPLOSSING

DocTrails biedt via de module “Message Flipping” de mogelijkheid om berichten te converteren naar een ander type.

De gebruiker zal het bericht selecteren en dan via ‘Acties’ een orderbevestiging, pakbon of factuur aanvragen. DocTrails zal het bronbericht omzetten in het doelbericht en in het portaal aan de gebruiker aanbieden. Hierbij wordt alle relevante informatie uit het bronbericht overgenomen in het doelbericht. Het gaat hier met name om vb. artikel gegevens, prijsinformatie, enz.

De gebruiker kan nu het doelbericht, bv. een factuur, bekijken in het portaal en waar nodig corrigeren en aanvullen met nieuwe informatie zoals leveringsvoorwaarden. De beheerder kan voor elk veld in het ingaveformulier een aantal mechanismen inschakelen om de gebruiker te helpen bij het invullen ervan. Zo zijn er voorzieningen om velden automatisch in te vullen op basis van waarden in een databank. Op die manier is het mogelijk om automatisch een artikelomschrijving op te halen bij het ingeven van een artikelnummer.

Tenslotte gaat de gebruiker akkoord, plaatst een digitale handtekening en verzendt het bericht opnieuw terug. Op die manier kan op eenvoudige wijze om het even welk bericht door een gebruiker omgezet worden naar een ander bericht en teruggestuurd worden.

GLN MATCHING

PROBLEEMSTELLING

De communicatie tussen verzender en ontvanger verloopt in normale omstandigheden zonder problemen. In veel gevallen wordt het GLN (Global Location Number) gebruikt om de bestemmeling te identificeren. Het kan echter voorkomen dat een verzender de precieze identificatie van de bestemmeling niet kent of niet kan exporteren. Wanneer zo’n bericht aangeleverd wordt zal het door DocTrails geweigerd worden omdat de bestemmeling niet gekend is. De verzender van het bericht wordt dan wel verwittigd dat het bericht niet verwerkt kon worden. In de praktijk blijkt het niet altijd eenvoudig en voor de hand liggend dat de verzender het exportformaat aanpast.

OPLOSSING

DocTrails biedt via de module “GLN Matching” de mogelijkheid om een bericht met een ontbrekende identificatie van de bestemmeling toch op de juiste plaats af te leveren. Het systeem werkt als volgt: bij de verzender zullen een aantal sleutelvelden gedefinieerd worden. De beheerder kan kiezen uit een aantal standaard velden, zoals de naam of het e-mailadres. Indien gewenst kunnen andere sleutels en ook combinaties ervan voorzien worden.

Wanneer de verzender berichten verstuurt zonder GLN van de bestemmeling dan worden deze berichten verzameld in een apart postvak en wordt de beheerder daarover via e-mail geïnformeerd.

De beheerder zal zich aanmelden en in dit postvak een bericht selecteren en vervolgens de juiste bestemming ingeven. Vanaf dat moment worden alle berichten in het postvak volgens hetzelfde mechanisme verwerkt. Wanneer de verzender op een later tijdstip een gelijkaardig bericht zonder bestemmeling instuurt zal DocTrails “geleerd” hebben hoe en aan wie het bericht moet afgeleverd worden.

RAPPORTERING

PROBLEEMSTELLING

Het DocTrails portaal voorziet standaard in een aantal voor de hand liggende rapporten, zoals bijvoorbeeld een overzicht van de laatste inkomende en uitgaande berichten.

Inzage verkrijgen in de verstuurde en ontvangen berichten is voor een beheerder van een platform van vitaal belang. Ondanks het feit dat DocTrails standaard verschillende rapporten voorziet, bestaat de kans dat een specifiek rapport voor een specifieke behoefte niet voorhanden is.

OPLOSSING

DocTrails biedt via de module “Rapportering” de mogelijkheid om andere rapporten te gebruiken.

Deze rapporten worden specifiek in functie van de vraag en wensen van de beheerder aangemaakt en in het DocTrails portaal ter beschikking gesteld. Indien gewenst kunnen rapporten ook zoekcriteria bevatten.

De gebruiker kan aangeven in welke volgorde hij de rapporten die voor hem beschikbaar zijn wil afbeelden op het dashboard.

Een rapport kan ook via e-mail verstuurd worden. Bij de instellingen kan de gebruiker o.a. de frequentie bepalen (eenmalig, dagelijks, wekelijks, enz.) en welke personen dit rapport moeten ontvangen.

De beheerder kan bij de instellingen van ieder rapport aangeven of en voor wie het rapport zichtbaar zal zijn. Op die manier kan hij instellen dat bepaalde rapporten niet voor alle gebruikers toegankelijk zijn. De afgebeelde informatie in een rapport kan steeds geëxporteerd worden naar Word, Excel en Adobe PDF.

FEEDBACK

PROBLEEMSTELLING

In veel gevallen is het wenselijk dat gebruikers over een bepaald bericht kunnen communiceren met de verzender/ontvanger van dat bericht, bijvoorbeeld over de afhandeling van disputen.

OPLOSSING

DocTrails biedt via de module “Feedback” een overzicht van commentaren bij een inkomend of uitgaand bericht. Op ieder bericht kan er feedback gegeven worden door de verzender en ontvanger. Op die manier ontstaat er een wisselwerking van vraag en antwoord.

Gebruikers kunnen instellen om automatisch verwittigd te worden via e-mail wanneer de andere partij feedback gegeven heeft.

Het warning-icoontje geeft aan dat er feedback is voor dat bericht. Door er op te klikken verschijnt de pop-up met de feedback tekst (de volledige conversatie of enkel de recentste).

Bovenstaand venster toont een chronologische opeenvolging van de berichten van de verschillende partijen.

DOCUMENT DIGITATION PROCES

PROBLEEMSTELLING

Een van de vragen van DocTrails klanten is om de mogelijkheid aan te bieden om papieren documenten in DocTrails te integreren. Daarnaast willen ze ook PDF documenten uit hun boekhoudpakket kunnen aanbieden.

OPLOSSING

Via de module “Document Digitation Process” biedt DocTrails zijn gebruikers de mogelijkheid om papieren en PDF documenten in DocTrails te injecteren. De gebruiker scant zijn papieren facturen in. Hij kan de resulterende image PDF’en afleveren in zijn DocTrails platform op twee manieren, via e-mail of FTP. PDF documenten kunnen analoog aangeboden worden aan DocTrails.

Via e-mail

De mailbox van de gebruiker wordt gescand door DocTrails. Wanneer het controlegetal en bijlage van het bericht correct zijn wordt dit verder verwerkt door de DDP service van DocTrails en afgeleverd aan de ontvanger. Indien niet, dan ontvangt de gebruiker een foutmelding.

Via FTP

De FTP folder van de gebruiker wordt gescand door DocTrails. Wanneer een document in de folder geplaatst wordt, wordt die gecontroleerd of het in PDF formaat is en zo verder verwerkt en afgeleverd aan de ontvanger. Indien dit niet zo is krijgt de gebruiker een foutmelding.

In het portaal kan de gebruiker het verloop van de verwerking van zijn bericht volgen.

ARCHIEF

PROBLEEMSTELLING

Een van de vragen van DocTrails klanten is om de mogelijkheid aan te bieden om berichten te kunnen archiveren.

OPLOSSING

Via de module “Archief” biedt DocTrails zijn gebruikers (verzender en ontvanger) de mogelijkheid om berichten te archiveren. Bij het archiveren van berichten wordt de getekende XML, de PDF weergave, de trail en metadata bewaard in een filestore. De gebruiker kan zijn berichten ook opslaan in een zipbestand en die downloaden. Bovendien zijn de gearchiveerde berichten doorzoekbaar.

Als de Archief module is ingeschakeld krijgen de gebruikers in het portaal een extra menu item waar ze de archivering van zowel inkomende als uitgaande berichten kunnen instellen:

  • Berichten automatisch archiveren na x aantal dagen.
  • Het aantal berichten dat moeten worden gearchiveerd.

 

Als de gebruiker klikt op een gearchiveerd bericht verschijnt een pop-up met een trail van het bericht in PDF formaat.

KOPPELING  DIGIPOORT

PROBLEEMSTELLING

In verschillende landen van de Europese Unie zijn er initiatieven van de overheden om een groter draagvlak te creëren voor elektronische berichten en meer bepaald elektronische facturen. In veel gevallen speelt de overheid een belangrijke rol omdat zij grote hoeveelheden facturen ontvangt van het bedrijfsleven, B2G. Specifiek voor de Nederlandse markt werd door Logius, een departement van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, een platform ontwikkeld dat ondernemers de mogelijkheid biedt om facturen naar de verschillende overheden te sturen, met name Digipoort.

Digipoort is het elektronische postkantoor van de Nederlandse overheid. Via één elektronische ingang kunnen verschillende berichtenstromen lopen, waaronder belastinggegevens richting Belastingdienst, inklaringsgegevens richting Douane, enz. Digipoort heeft verschillende koppelvlakken (zoals SMTP, FTP, SOAP & HTTPS).

OPLOSSING

In de meeste gevallen zal de onderneming via zijn eigen software de factuur opmaken en afleveren aan DocTrails. De factuur wordt via de connector aangeleverd aan DocTrails die beschikt over een Digikoppeling op basis van de koppelvlakstandaarden. DocTrails voorziet ook een webformulier voor ondernemingen die elektronische facturen niet op een geautomatiseerde manier kunnen aanleveren. Op berichtniveau wordt beveiliging verzekerd door middel van WS-Security.

De berichten zijn beveiligd met een digitale handtekening. DocTrails zorgt voor de ondertekening ervan met een PKI-overheid certificaat en het beveiligd aanbieden van het bericht over het Internet aan Digipoort.

Via de module “Koppeling Digipoort” beschikt een DocTrails platform over een geavanceerd mechanisme om berichten bij de Nederlandse overheden af te leveren.

KOPPELING EZ-BASE

PROBLEEMSTELLING

Wordt u als leverancier of fabrikant ook wel eens met de volgende problemen geconfronteerd?

  • Orders worden afgekeurd.
  • Orders bevatten onvolledige artikelgegevens.
  • Groothandels geven aan dat orders niet verwerkt kunnen worden.
  • Groothandels sturen liever orders via e-mail of fax...

EZ-Base brochure (PDF 0.3MB)

OPLOSSING

Met deze DocTrails module worden digitale orders van de groothandels eerst gecontroleerd in de database van EZ-base voor ze naar de leverancier worden doorgestuurd. Wanneer in een orderlijn gegevens ontbreken of onvolledig zijn wordt de order voor een bepaalde tijd (bv. 2 uren) vastgehouden in DocTrails. Zowel de leverancier als de groothandel wordt hiervan op de hoogte gesteld. De leverancier kan dit negeren, dan ontvangt hij een order met ontbrekende informatie. Beter nog kan de leverancier zich aanmelden op het DocTrails portaal waar hij ervoor kan kiezen de order te laten aanvullen met data uit EZ-base. De leverancier ontvangt nu een 100% correcte order welke meteen verwerkt kan worden. Dat scheelt een hele administratie.

Dankzij de koppeling tussen EZ-base en DocTrails is de groothandel er zeker van dat de order eerst gevalideerd wordt voordat deze wordt verwerkt door de leverancier. De leverancier kan door de koppeling het orderproces volgen en waar nodig ingrijpen. Dit gaat zeker leiden tot een verhoging in de kwaliteit en kwantiteit van de EDI berichten.

WAT MOET U DOEN?

  1. Neem contact op met de verantwoordelijke van de inkoopcentrale waarvan u via DocTrails elektronische orders ontvangt.
  2. Zij zullen voor u de module EZ-base koppeling activeren.
  3. U krijgt een korte beschrijving van de werkwijze.

Copyright 2014 © All Rights Reserved.

DOCUMENT

DIGITATION PROCES

DOCUMENT

DIGITATION PROCES

DOCUMENT

DIGITATION PROCES

KOPPELING

DIGIPOORT

KOPPELING

EZ-BASE