Wettelijke conformiteit e-facturatie

Wetgeving in Europa

De Europese Richtlijn 2001/115/EC behandelt het elektronisch factureren in de EU en heeft als doel om de regels rond elektronische facturatie te vereenvoudigen en te harmoniseren. Alle Europese lidstaten hebben dit in 2004 in een lokale wettekst gegoten. Hierdoor is elektronische facturatie algemeen toegestaan in de landen van de Europese Unie. Volgens deze wetteksten zijn de belangrijkste voorwaarden voor elektronische facturatie:

• De ontvangende partij moet akkoord zijn om elektronische facturen te ontvangen.
• De afnemer moet akkoord gaan met de factuur.
  
• Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan.
  
• Voor een wettelijke elektronische factuur moeten de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ondubbelzinnig vaststaan. Met andere woorden, het moet duidelijk zijn wie de factuur heeft opgesteld en er moet worden gegarandeerd dat de inhoud ervan niet is gewijzigd tussen het ogenblik van versturen en de aankomst ervan bij de klant.
  
• De belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.
• Elektronische facturen moeten in leesbaar formaat toegankelijk blijven op aanvraag en binnen een redelijke termijn. Bij het archiveren moet de leesbaarheid, de authenticiteit van de oorsprong en de integriteit van de inhoud van de elektronische facturen gewaarborgd zijn. Net zoals bij het op papier factureren moeten zowel de verzender als de ontvanger een archief met zijn facturen bijhouden.

Lidstaten moeten bijgevolg facturen accepteren die verstuurd zijn op elektronische wijze mits de authenticiteit of de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd zijn door:

• een geavanceerde elektronische handtekening zoals beschreven in een EU richtlijn gedateerd 13 december 1999;
• Electronic Data Interchange (EDI) zoals beschreven in een aanbeveling door de EU commissie gedateerd 19 oktober 1994;
• andere middelen die door de betreffende lidstaat zijn geaccepteerd.

Het merendeel van de EU-landen hanteert het gebruik van een digitale handtekening als minimale eis voor het uitwisselen van elektronische facturen.

DocTrails voldoet aan deze vereisten.

Wetgeving in BelgiË en nederland

Volgens de nationale wetgevingen van beide landen mogen facturen uitgegeven worden door zowel:

• de leverancier van de goederen en diensten;
• de ontvanger van de goederen en diensten;
• een derde partij, welke handelt in de naam en ten behoeve van de leverancier.

Indien een BTW-plichtig persoon kiest voor elektronisch factureren door middel van een geavanceerde digitale handtekening, of voor EDI in combinatie met een papieren afstemmingsoverzicht, dan hoeft men niet vooraf de belastingdienst in te lichten en heeft men geen toestemming nodig. Ingeval gekozen wordt voor een andere methode ('de derde methode') dan dient men wel contact op te nemen met de fiscus.

Vanuit BTW perspectief mogen facturen in principe overal bewaard worden, in elk land en op elk medium. Echter, BTW-plichtige bedrijven moeten in staat zijn om de facturen aan de fiscus te kunnen voorleggen binnen een redelijke termijn en de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van de data kunnen garanderen.

Specifiek voor België

De EU-richtlijn werd op 28 januari 2004 omgezet in nationaal recht (Wet tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en de Koninklijke Besluiten KB 1 en KB van 20 februari 2004) en is van kracht sinds 1 januari 2004. Volgens de Belgische wetgeving moeten leverancier en klant in onderling akkoord e-invoicing toepassen. De Belgische bewaarperiode is 10 jaar.

Specifiek voor Nederland

De Nederlandse verplichtingen voor facturen zijn beschreven in de Nederlands BTW wet, Wet OB 1968 en een verordening van het Nederlandse Ministerie van Financiën van augustus 2004. Volgens de Nederlands wetgeving is er geen onderling akkoord nodig tussen leverancier en klant om e-invoicing toe te passen. De Nederlandse bewaarperiode is 7 jaar.

De Belastingdienst van Nederland, kantoor Breda, heeft eind 2008 een gunstig advies afgeleverd voor DocTrails als toepassing voor elektronisch factureren. Men legt daarbij vooral de nadruk op de volgende aspecten:

• het gebruikte model;
  
• de garantie op integriteit en authenticiteit;
  
• de controleerbaarheid;
  
• het moment van uitreiken van de factuur.
  
  

D Soft heeft, mede op vraag van de Belastingdienst, een tool ontwikkeld die voor iedereen toegankelijk is via het Internet. Deze toepassing maakt het mogelijk om de integriteit van de inhoud van een bericht en de authenticiteit van de herkomst van een bericht vast te stellen. Deze tool kan zowel door de gebruiker van DocTrails, als door inspecteurs van de Belastingdienst gebruikt worden en is beschikbaar op http://validator.DocTrails.net.