Componenten van DocTrails > Webportaal

Het webportaal

Gebruikers kunnen zich aanmelden op het portaal via gebruikersnaam en wachtwoord, maar ook met een digitaal certificaat. Via het DocTrails portaal kunnen gebruikers aangesloten worden, flows voor berichten ingesteld en berichten geraadpleegd worden. Het biedt gebruikers uitgebreide zoekmogelijkheden zodat berichten snel terug te vinden zijn. Het verzenden en vertalen van berichten kan via het portaal worden opgevolgd. Het kan aangepast worden aan uw eigen look en feel.

Mogelijkheden

• Flows kunnen worden gekoppeld aan een gebruikersaccount en bepalen op een unieke manier het type bericht met zijn interne structuur. Berichttypes kunnen o.a. bestellingen, facturen en paklijsten zijn.
• Instellen van diverse aflevermogelijkheden: X.400, FTP, HTTP, connector, e-mail, enz. Per berichttype kan bv. worden bepaald of deze berichten doorgestuurd moeten worden naar een e-mail adres.
• Berichten kunnen worden opgevolgd en getraceerd. Aan de hand van iconen is steeds de status van het bericht te zien. Eventuele berichten die technische fouten bevatten zijn ook gegroepeerd en gemakkelijk terug te vinden.
• Alle details van het bericht, inclusief de vertaling tussen het aangeleverde berichtformaat en het gewenste formaat, kunnen worden opgevraagd.
• Berichten kunnen manueel worden ingegeven via een webformulier (kleinere klant of leverancier) of opgeladen.
• De gebruikers van het platform beschikken over een uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dat kan op basis van verschillende criteria zoals datum, berichttype, GLN-codes, originele ordernummers, enz. Alle details van het bericht, inclusief de vertaling tussen het aangeleverde berichtformaat en het gewenste formaat, kunnen worden opgevraagd.
• Berichten kunnen in een leesbare vorm worden bekeken (PDF-versie).
• Berichten kunnen worden gearchiveerd.
• Een digitaal certificaat kan worden aangevraagd.
• Uw account kan worden gekoppeld aan een digitaal certificaat.
• Uw berichten kunnen worden afgeprint.
• Beheerders kunnen nieuwe accounts aanmaken.
• Verzenders, bv. leveranciers kunnen samengestelde berichten sturen naar verschillende leden in één enkel bericht.

Administrator gedeelte

Het gebruikersbeheer door een administrator verloopt via het portaal. De beheerder heeft de mogelijkheid om gebruikers te zoeken, een nieuwe gebruiker toe te voegen of om bestaande gebruikers te bewerken of te verwijderen. Hij kan ook zien of ze over een certificaat beschikken om berichten te kunnen versturen. Gebruikers kunnen deel uitmaken van een domein. Op die manier kan men op eenvoudige manier een overzicht houden in een grote groep van gebruikers.

Beheerders kunnen ook via het gebruikersbeheer instellingen configureren m.b.t. de flows en de berichtroutering. De berichtroutering is een belangrijke functionaliteit in DocTrails. Via de berichtroutering wordt bepaald hoe de berichten worden verstuurd en afgeleverd worden. De berichtroutering zorgt ervoor dat ieder type bericht op een bepaalde manier op een bepaalde plaats wordt afgeleverd. Deze afleverinstellingen kunnen nadien door de gebruiker zelf nog bijgesteld worden.

Beheerders kunnen PDF-templates opladen en koppelen aan een berichttype. Wanneer de beheerder een PDF-template selecteert, kan hij deze wijzigen en/of verwijderen.
PDF-templates kunnen generiek of specifiek zijn. Deze worden dan per verzender en per type (met logo van bedrijf en structuur zoals bestaand papierformaat) gemaakt.

Gebruikersgedeelte

De gebruikers zien hun berichten in een overzicht. Alle details van het bericht, inclusief de vertaling tussen het aangeleverde berichtformaat en het gewenste formaat kunnen opgevraagd worden. Aan de hand van iconen is steeds de status van het bericht te zien. Verzenders, bv. de klanten kunnen samengestelde orders sturen naar verschillende leveranciers in één enkel bericht. In het archief staan alle gearchiveerde berichten.

Wanneer de gebruiker op een bericht klikt, zullen de details van het gerelateerde bericht onder het overzicht verschijnen. Hierbij worden alle stappen van de verwerking van het bericht getoond. Elke stap kan worden aangeklikt

De gebruikers beschikken over een uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dat kan op basis van verschillende criteria zoals datum, berichttype, GLN-codes, originele ordernummers,… Via de zoekfunctie kunnen alle berichten die niet goed door het systeem verwerkt zijn weergegeven worden en kan de gebruiker alle details van de fout zien. Gebruikers kunnen instellen dat, wanneer er zich een fout voordoet, zij via e-mail op de hoogte gebracht worden.

Gebruikers die geen geautomatiseerd berichtenverkeer kunnen doen, kunnen een webformulier invullen waardoor het bericht verder elektronisch kan afgewikkeld worden. Bij het maken van een nieuw bericht heeft de gebruiker de keuze tussen een gestructureerd bestand of een webformulier.

In 'Berichtroutering' kunnen gebruikers (indien dit nog niet is gebeurd door de administrator) selecteren hoe de berichten worden afgeleverd. Standaard is dit via de Connector. Andere opties zijn via e-mail (keuze om het afgeleverde bericht in PDF-view mee te sturen), fax, X.400, HTTP- en FTP-server.