| Componenten > Elektronisch archief |
Elektronisch archief
De archief engine verzorgt de archivering van alle ontvangen en verzonden berichten. Klanten kunnen hun berichten jaarlijks verkrijgen op een verwisselbaar medium, zoals op CD of DVD. Deze archiveringsdienst gebeurt volledig geautomatiseerd binnen DocTrails.
Het is wettelijk vastgelegd dat de volgende berichten opgeslagen moeten worden:
- Verkoop- en aankoopfacturen
- Documenten i.v.m. boekhouding
- Bestellingen
- Leveringsnota’s
- Ontvangst bewijzen
De wettelijke periode bedraagt 7 jaar (en voor onroerende goederen 9 jaar in leesbare vorm). Het is verplicht om steeds online toegang te kunnen verschaffen aan deze documenten. De e-facturen kunnen ook steeds geraadpleegd worden via het DocTrails webportaal. DocTrails archiveert alle berichten samen met de digitale handtekening om de authenticiteit en integriteit van de facturen te garanderen gedurende de opslagperiode. DocTrails voldoet aan de wettelijke criteria vermits alle documenten in het archief worden gedateerd. Op die manier garanderen we authenticiteit en integriteit van de berichten over de gehele archiveringscyclus. De elektronische facturen kunnen via het DocTrails portaal steeds binnen redelijke termijn geconsulteerd worden in een leesbaar formaat, zoals door de Europese Richtlijn vereist. DocTrails voorziet een opslagperiode van minimum 10 jaar.
| << vorige | overzicht componenten | volgende >> |
