Werking van DocTrails > Uitwisselen van berichten

welke berichten uitwisselen ?

DocTrails kan ingezet worden om berichten van verschillende types te verzenden zoals order, orderbevestiging, paklijst, kredietnota, ontvangstbewijs, betalingsbewijs, factuur, ...

Accounts Payable (A/P)

DocTrails kan gebruikt worden voor inkomende facturen. De leverancier exporteert dan zijn facturen in een gestructureerde manier naar een lokale map op zijn systeem. De DocTrails Connector kan geconfigureerd worden om deze map te monitoren. De factuur wordt in een XML-enveloppe gestopt en digitaal ondertekend met het certificaat van de leverancier. Het document wordt aan het DocTrails platform afgeleverd waar het getransformeerd wordt naar het gevraagde formaat voor uw ERP-systeem. Het bericht wordt afgeleverd aan de klant. De leverancier kan het verzonden bericht opvolgen en traceren.

Accounts Receivable (A/R)

Voor het verzenden van grote hoeveelheden elektronische berichten is DocTrails ideaal. DocTrails kan immers 25.000 berichten per uur verwerken. De verzender kan in één bericht meerdere uitgaande facturen stoppen aan meerdere klanten, dankzij de “multiple destination flow” in de connector. Het systeem zal de facturatiegegevens van het bericht omzetten naar meerdere individuele elektronische facturen en er de digitale handtekening op plaatsen. Klanten kunnen per e-mail gewaarschuwd worden als er een elektronisch bericht is verzonden.

hoe elektronisch berichten uitwisselen ?

Er zijn meerdere manieren om berichten uit te wisselen via DocTrails. Op basis van het EAN-adres van de ontvanger wordt trouwens bepaald wat zijn gewenste formaat is. Het verzenden en ontvangen kan op verschillende manieren gebeuren, maar zowel het bericht als de communicatie worden steeds beveiligd. De meest voorkomende manier is die met de DocTrails Connector.

Dit gaat als volgt: een bericht, bv. een factuur, wordt automatisch geëxporteerd vanuit het ERP- of boekhoudsysteem van bedrijf X. Het initiële formaat hiervan kan om het even wat zijn, zolang het maar een gestructureerd bericht is. De DocTrails Connector pakt het bestand op en certificeert het. (DocTrails maakt gebruik van geavanceerde handtekeningen, gekwalificeerde indien nodig). Via een beveiligde SSL- verbinding wordt de ondertekende XML-enveloppe verstuurd naar het DocTrails platform en daar verder verwerkt. Daarna wordt het bericht omgezet naar een formaat dat door de ontvanger kan verwerkt en gecertificeerd worden op basis va het EAN-adres. Aan de hand van de folder wordt herkend over welk type bericht het gaat. Vanaf de centrale server wordt bepaald welke soorten berichten mogelijk zijn op basis van een vertaaltabel. Van hieruit kan het ERP- of boekhoudsysteem van de ontvanger het bericht importeren in het juiste formaat en met zekerheid van afkomst en integriteit.

Per berichttype kan voor een andere berichtenroutering gekozen worden of een mix van transportmogelijkheden.

Het verzenden van een bericht kan ook o.a. via de DocTrails Connector, X.400, FTP, webingave op het portaal (indien bv. een laag aantal berichten de opzet van een connector niet verantwoordt). Per berichttype kunnen diverse aflevermogelijkheden ingesteld worden, zoals DocTrails Connector, X.400, e-mail, fax, FTP, webservices...

Optioneel kan DocTrails uitgebreid worden met een aantal modules bv. een Navision koppeling voor de integratie met uw ERP-systeem. Andere koppelingen zijn mogelijk op aanvraag.

Communicatie met DocTrails

Wellicht zullen niet alle klanten en leveranciers over hetzelfde niveau van automatisering beschikken. DocTrails biedt verschillende mogelijkheden om met hen in hun eigen formaat te communiceren.

DocTrails Connector

In de meeste gevallen maakt men gebruik van de DocTrails Connector. Via deze gratis software, geïnstalleerd in uw lokaal netwerk, worden al uw berichten automatisch opgepikt en verstuurd naar het DocTrails platform, waar de berichten automatisch vertaald (gemapt) worden naar het formaat van uw ontvanger. Omgekeerd komen gecertificeerde en gemapte berichten van uw leverancier in een lokale map op uw systeem terecht, waar uw ERP-systeem ze kan oppikken.

De DocTrails Connector vergt een eenmalige installatie en bevat een automatische updateprocedure. Deze connector kan bovendien als service werken en beschikt over een logging functionaliteit. De connector is in verschillende talen beschikbaar en werkt bidirectioneel, waar deze zowel door verzenders als ontvangers kan gebruikt worden.

Webservices

Klanten of leveranciers die sterk geautomatiseerd werken en over voldoende IT-resources beschikken kunnen ook een rechtstreekse, vaste koppeling met DocTrails realiseren. Op die manier worden berichten niet eerst op een server weggeschreven, doch rechtstreeks via Webservices op het DocTrails platform afgeleverd. De webservice interface biedt de meest generieke vorm van aansluiten op DocTrails. Het is de aangewezen methode om een vaste koppeling tot stand te brengen. Zo kunnen oa. Oracle- en SAP-toepassingen hier gebruik van maken.

Webportaal

Ondernemingen die weinig geautomatiseerd zijn kunnen er ook voor kiezen om berichten rechtstreeks in het DocTrails portaal in te geven. Dit kan door een bestand met een vooraf bepaalde structuur op te laden of de gegevens manueel in te geven via een webformulier.