Voordelen van DocTrails?

Efficiënter werken, proces optimalisatie, optimale financiële administratie, verbeterde kwaliteit van uw informatie

• Berichten kunnen efficiënter uitgewisseld en sneller verwerkt worden.
  
• Gegevens moeten slechts één keer in het systeem worden ingevoerd. Uw administratieve en financiële afdeling kan zinvollere taken uitoefenen.
• Meer aandacht voor de core-business, omdat het bedrijfsproces soepeler en met minder inspanning verloopt.  
• Minder overname- of tikfouten zorgen automatisch voor een betere kwaliteit van uw berichtenverkeer en minder orderfouten, tijdige leveringen, rijkere productinformatie, minder dubbele facturatie... Het aantal vragen betreffende facturen zal hierdoor sterk verminderen (minder dispuutfacturen) en ook resulteren in een snellere betaling.
• DocTrails behoudt de koppeling tussen bestelling en factuur en beschikt over een uitgebreide zoekmogelijkheid.
• De financiële controle en het inboeken wordt, door het gebruik van de elektronische factuur op artikelniveau, sterk vereenvoudigd. Processen worden inzichtelijk.   
• DocTrails is 24 uur per dag bereikbaar.
• Meer service, betere klantenbinding, de vraag staat centraal.  
• Hoger concurrentievermogen.
  

Reductie van personeel - en operationele kosten

• Minder persoonsafhankelijk. Alle informatie ligt vast in het systeem en kan door iedereen op elk tijdstip worden opgevraagd.   
• Kosten van papier, inkt, kopieën en postzegels vallen weg bij elektronisch factureren. Bovendien verminderen de personeelskosten. 

Betere beveiliging

• Alle berichten worden voorzien van een digitale handtekening.
  Op die manier garanderen we de integriteit van het bericht en de authenticiteit van de oorsprong.
• Alle communicatie van en naar het DocTrails platform gaat over een beveiligde SSL-verbinding.
• U hebt minder archiefruimte nodig en het elektronisch archief is veiliger dan een papieren archief.
• Het voorkomen van 'spookfacturen'.
  

Beperkte infrastructuur aanpassingen

• Er zijn geen aanpassingen nodig aan bestaande ERP- of boekhoudsystemen.
• Kleinere leveranciers of klanten zonder ERP-systeem kunnen berichten ingeven via het webportaal van DocTrails, zodat deze berichten ook automatisch meegenomen worden in uw ERP-systeem.
• Dankzij e-archivering kan uw papieren archiefruimte een andere bestemming krijgen.
  

Wettelijke conformiteit

• DocTrails voldoet aan de Europese richtlijnen 2001/115/EC en is in overeenstemming met de Belgische en Nederlandse e-facturatie wetgeving.
• DocTrails beschikt over een elektronisch archief functionaliteit conform de Europese wetgeving en archiefverplichtingen.
• Het is altijd mogelijk om een leesbare versie van een document op te vragen in PDF-formaat.
• De elektronische factuur vervangt de papieren variant als wettelijk document.

 

Sterkere relatie met uw handelspartners

• Leveranciers en klanten kunnen mee instappen.
• De band met uw klant en leverancier wordt sterker en de communicatie tussen de partijen wordt verbeterd.
• U kunt dit project ook als marketinginstrument aangrijpen.
• Aan de hand van de orderbevestiging wordt de afnemer van de dienst of product in een vroeg stadium door de leverancier geïnformeerd over bv. levertijden en hoeveelheden.
• Kort voor de levering wordt uw klant door de paklijst geïnformeerd over feitelijke leveringsgegevens. Hierdoor kan de ontvangst, controle en goederenverwerking worden voorbereid. Het bijwerken van de voorraad kan ook met de paklijstinformatie plaatsvinden.
• Wanneer uw organisatie in staat is om naar leveranciers orders te sturen, dan zullen ook de leveranciers op individuele basis een kosten reductie vaststellen. Het is daarbij niet uitgesloten dat de leverancier geneigd zal zijn om aankoopkortingen toe te staan.
• DocTrails toont de gerelateerde berichten samen op basis van het unieke ordernummer. Ook leden die geen elektronische orders insturen kunnen elektronische facturen ontvangen. 

DocTrails ondersteunt verschillende berichttypes

• DocTrails ondersteunt facturen, paklijsten, orders, orderbevestigingen, prijslijsten, leveringsdocumenten, ...

Traceerbaarheid

• Alle berichten zijn altijd perfect te traceren, te controleren, uit te printen en te archiveren via het webportaal van DocTrails.
• Kwaliteitsverbetering van transactiedata, met het oog op financiële beslissingen.

E-archiving

• Superveilig;
• Digitale archiveringsruimte ipv. fysieke;
• Berichten worden door DocTrails opgeslagen en voor u bewaard.
  

Ecologie en milieu

• Het gebruik van DocTrails is ecologisch verantwoord en milieuvriendelijk.
• Het gebruik van DocTrails impliceert per definitie minder papierverbruik en inkt. Daar er minder papieren documenten verstuurd worden, levert het gebruik van DocTrails ook een vermindering van de CO2 uitstoot. 

Kosten

• De drempel voor partijen om toe te treden wordt zo laag mogelijk gehouden. Er zijn immers verschillende methodes beschikbaar om te connecteren met het platform. Op commercieel vlak kunnen we stellen dat de investering minimaal is. Daarbij komt dat de klant of leverancier geen ingewikkelde berichtconversies moet doen en geen aansluiting moeten nemen of onderhouden bij ‘dure’ communicatienetwerken. Leden die al werken met X.400 kunnen dat gewoon blijven verder doen. DocTrails haalt automatisch de berichten op via het X.400-netwerk. 

Geen taalbarrière

• De DocTrails Connector en het webportaal ondersteunen verschillende talen.

 

DocTrails is dus de totaaloplossing voor e-facturatie. Het ondersteunt verschillende formaten en aan- en afleveringsmogelijkheden. DocTrails is conform de strengste wetten en kan ook in Duitsland ingezet worden, doordat DocTrails gekwalificeerde geavanceerde elektronische handtekeningen kan plaatsen.