Conformité légale

Pour la Belgique

Les factures doivent être conservées durant 7 ans selon la législation fiscale, et durant 15 ans pour l'immobilier. La législation comptable stipule toutefois que le délai de conservation est de 10 ans.
Si cela se passe de manière numérique, alors il faut garantir l'authenticité et l'intégrité du contenu. De plus, il faut toujours « garantir la lisibilité de la facture originale durant toute la durée de la période de conservation ».

Pour les Pays-Bas

Les factures doivent être conservées sous la forme dans laquelle vous les avez envoyées ou reçues. Vous conservez donc les factures électroniques en tant que message électronique. Pour une facture électronique, vous devez aussi conserver l'éventuelle signature électronique.
Vous devez en tous cas conserver les factures durant 7 ans. Si les factures concernent des transactions immobilières ? Vous devez les conserver 10 ans.

Le Service des impôts des Pays-Bas, bureau de Breda, a délivré à la fin de 2008 un avis favorable pour DocTrails en tant qu'application pour la facturation électronique. L'accent fut essentiellement mis sur les aspects suivants :

• Le modèle utilisé ;
• La garantie d'intégrité et d'authenticité ;
• La contrôlabilité ;
• Le moment de délivrer la facture.
  

D Soft a, à la demande du Service des impôts, développé un outil qui soit accessible à chacun via l'Internet. Cette application permet d'établir l'intégrité du contenu d'un message et l'authenticité de l'origine d'un message. Cet outil peut être utilisé tant par l'utilisateur de DocTrails que par les inspecteurs du Service des impôts lorsqu'ils effectuent un contrôle p. ex.

L'application est disponible sur http://validator.DocTrails.net.