Communication

DocTrails est une plateforme de communication avancée qui se charge de récupérer, convertir, signer, livrer et archiver les messages. Par messages, nous entendons les factures, commandes, confirmations de commande, listes de colisage, listes de prix, notes de crédit, listes d'expédition, instructions, etc.

DocTrails peut être utilisé pour le traitement des factures entrantes. Le fournisseur exporte alors ses factures d'une manière structurée vers un répertoire local de son ordinateur. Le connecteur DocTrails peut être configuré pour surveiller ce répertoire. La facture est encapsulée dans une enveloppe XML et est munie d'une signature numérique par le certificat du fournisseur. Le document est délivré à la plateforme DocTrails où il est converti sous le format demandé par votre système ERP. Le message est livré au client. Le fournisseur peut suivre et tracer le message envoyé.

Pour l'envoi de grandes quantités de messages électroniques, DocTrails est la solution idéale. DocTrails peut en effet traiter jusqu'à 25 000 messages par heure. L'expéditeur peut placer dans un seul message plusieurs factures sortantes destinées à plusieurs clients, grâce au flux à plusieurs destinations du connecteur. Le système convertira les données de facturation du message en plusieurs factures électroniques individuelles et les munira de la signature numérique. Les clients peuvent être avertis par e-mail lorsqu'un message électronique est envoyé.

DocTrails peut être utilisé pour envoyer et recevoir des messages entre différents systèmes ERP ou comptables sous différents formats tels qu'EDI, PDF, XML, RTF, iDOC, etc. DocTrails fournit la conversion et le suivi de divers types de messages. Vous fournissez alors le suivi des commandes, confirmations de commande, listes de colisage et factures. Toute la communication peut se dérouler de manière bidirectionnelle. DocTrails sert en outre de support à la scission des messages sur base de l'adresse en code barre EAN du destinataire. Un seul message multiple est scindé par DocTrails en différents messages simples et livrés au destinataire correct sur base de son code EAN.

L'expéditeur d'un message ne doit pas tenir compte du mode de transport et du format du destinataire du message. On peut demander pour chaque message XML, un prérendu sous format PDF. DocTrails effectue cela de manière entièrement dynamique. La mise en forme peut être réglée par le fournisseur. Chaque client reçoit donc les factures des fournisseurs selon leur propre style. Chaque message est aussi converti selon le format du destinataire de sorte que son système ERP ou comptable puisse importer le message.

Par type de message, on peut choisir un autre routage des messages ou un mélange de possibilités de transport :

• X.400
• FTP
• HTTP
• E-mail (le message est annexé sous forme PDF)
  

En option, on peut élargir DocTrails par un certain nombre de modules
p. ex. une liaison Navision pour l'intégration à votre système ERP.

Se connecter à DocTrails

Tous les clients et fournisseurs ne disposeront probablement pas tous du même niveau d'automatisation. DocTrails offre différentes possibilités pour communiquer avec eux dans leur propre format.

Le connecteur DocTrails

Dans la plupart des cas, on utilise le connecteur DocTrails. Via ce logiciel, installé dans votre réseau local, tous vos messages sont automatiquement récupérés et envoyés à la plateforme DocTrails, où les messages sont convertis (mappés) selon le format de votre fournisseur. Inversement, des messages certifiés et mappés de votre fournisseur arrivent dans un répertoire local sur votre système, où votre système ERP les récupère.

Le connecteur DocTrails exige une seule installation et comporte une procédure de mise à jour automatique. Ce connecteur fonctionne en outre en tant que service n'imposant pas explicitement la connexion sur cette machine, et dispose d'une fonctionnalité de connexion.

Services Web

Les clients ou les fournisseurs qui travaillent de manière fortement automatisée et disposent de suffisamment de ressources IT peuvent aussi réaliser une connexion directe et fixe à DocTrails. Les messages sont alors non seulement enregistrés sur un serveur, mais aussi livrés directement via les services Web à la plateforme DocTrails. L'interface du service Web offre la forme la plus générique de connexion à la plateforme DocTrails. C'est la méthode recommandée pour créer une connexion fixe. Les applications Oracle, SAP, etc. peuvent donc aussi l'utiliser.

Portail Web

Les entreprises peu automatisées peuvent aussi opter de saisir leurs messages directement sur le portail DocTrails. Il suffit de télécharger un fichier ayant une structure déterminée préalablement ou de saisir les données manuellement via un formulaire Web.